A) PENGERTIAN SISTEM
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.
Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.
B) ELEMEN DALAM SISTEM
1. Tujuan (Goal)
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.
Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem.
Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan (Input)
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses.
Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.
Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses (Process)
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai.
Misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah.
Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.
Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran (Output)
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan.
Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas (Boundary)
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan).
Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.
Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.
Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank.
Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.
Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik (Control Mechanism and Feedback)
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran.
Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.
Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan (Environtment)
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri.
Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem.
Sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
C) SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI
Berikut ini adalah yang termasuk dalam sumber daya suatu sistem informasi, sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang berkualitas sangat dierlukan dalm pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi :
a. Sistem Analis
b. Pengelola Database
c. Spesialis Jaringan
d. Programmer
e. Operator
2. Sumber Daya Hardware
Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi.
Yang termasuk Sumber Daya Hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah :
a. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan
berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan.
b. Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau mouse elektronik untuk input
data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optikal
untuk menyimpan sumber daya data.
3. Sumber Daya Software
Sumber Daya Software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi, yaitu :
a. Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi
sistem komputer.
b. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi pengguna tertentu komputer
oleh pemakai akhir.
c. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem
informasi.
4. Sumber Daya Data
Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, data teks, data tabel dan grafik , data gambar video grafis dan video, serta data audio.
Sumber daya sistem informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengolahan pengelolaan sumber daya data ke dalam :
a. Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
b. Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta,
peraturan.
5. Sumber Daya Jaringan
Menekankan bahwa teknologi informasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi :
a. Media komunikasi
b. Dukungan jaringan
6. Input Sumber Daya Data
Pemrosesan data menjadi informasi.
Data bisasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti penghitungan, perbandingan, penilaian, pengklasifikasian, dan pengikhtisarian.
7. Output Produk Informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output.
Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.
8. Penyimpanan Sumber Daya Data
Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi.
Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.
9. Pengendalian Kinerja Sistem
Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem.
Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan.
Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan.
Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.
D) DIMENSI SISTEM INFORMASI
Berikut ini merupakan penjelasan tentang dimensi-dimensi dari Sistem Informasi :
1. Levels of Management Decision Making ( Tingkat Manajemen Pengambilan Keputusan)
Ada beberapa tingkatan dalam sebuah manajemen guna membuat keputusan, yaitu :
a. Strategic Management
Seseorang yang menempati atau berada pada posisi ini akan mengembangkan tujuan,
strategi, kebijakan, dan sasaran organisasi.
b. Tactical Management
Orang yang menempati posisi ini adalah manajer dan profesional bisnis dalam tim
yang bekerja sendiri. Tugas untuk posisi ini adalah membangun rencana jangka pendek
dan menengah, jadwal kerja dan anggara, menentukan prosedur, kebijakan dan tujuan
bisnis untuk sub unit mereka.
c. Operational Management
Orang yang menempati posisi ini adalah manajer atau anggota tim bekerja sendiri.
Mereka membuat rencana jangka pendek seperti jadwal produksi mingguan.
2. Information Quality (Kualitas Informasi)
Kualitas informasi adalah produk dari informasi yang mempunyai karakteristik, atribut atau kualitas yang menjadikan informasi lebih berarti.
Informasi mempunyai tiga dimensi, yaitu :
a. Time (Waktu)
Dimensi Time atau waktu mempunyai empat kriteria, yaitu :
– Timeliness (Tepat waktu) : Informasi tersedia kapan saja saat dibutuhkan
– Currency (Kekinian) : Informasi disampaikan tepat pada waktunya atau dengan kata lain up to date
– Frequency (Frekuensi) : Informasi diberikan secara berkala dan konsisten
– Time Period (Periode Waktu) : Informasi yang telah didapatkan maupun diperkirakan disusun
berdasarkan periode waktu tertentu
b. Form (Bentuk)
Dimensi Form atau Bentuk mempunyai lima kriteria, yaitu :
– Clarity (Kejelasan) : Informasi yang diberikan harus memiliki bentuk yang jelas sehingga mudah
dipahami
– Detail (rincian) : Informasi yang diberikan harus terperinci
– Order (Urutan) : Informasi yang diberikan harus berurutan agar penafsiran informasi tersebut tepat
– Presentation (Presentasi) : Informasi disajikan dalam bentuk bentuk tertentu seperti grafik, table,
gambar, dan lain lain sesuai kebutuhan
– Media (Media) : Informasi disajikan dalam bentuk Media cetak atau visual
c. Content (Isi)
Dimensi Content atau Isi mempunyai enam kriteri, yaitu :
– Accuracy (Ketepatan) : Informasi harus akurat tanpa adanya kesalahan
– Relevance (relevansi) : Informasi harus saling berkaitan dengan kebutuhan dan informasi
pendukung lainnya
– Completeness (Kelengkapan) : informasi yang diberikan haruslah utuh dan tidak meninggalkan 1
bagian pun
– Consciouseness (Keringkasan) : Informasi yang diberikan harus ringkas dan tepat guna
– Scope (Lingkup) : Informasi yang diberikan harus mencangkup segala informasi, baik informasi
utama maupun pendukung
– Performance (Kinerja) : Informasi yang diberikan harus mampu memberikan suatu tolak ukur
kinerja pekerjaan
3. Decision Structure
Decision structure dibagi dalam tiga kategori, yaitu :
a. Structured
Situasi di mana prosedur yang harus diikuti pada saat keputusan sangat dibutuhkan dapat ditentukan
terlebih dahulu
b. Unstructured
Situasi di mana tidak mungkin untuk menentukan terlebih dahulu prosedur pengambilan keputusan untuk
menentukan keputusan
c. Semi Structured
Prosedur pengambilan keputusan yang dapat ditentukan terlebih dahulu, tetapi tidak cukup unutuk
menghasilkan keputusan yang direkomendasikan
4. Kinds of Application used as Information System
Ada cukup banyak aplikasi yang digunakan oleh suatu perusahaan guna mendukung dan mengatasi masalah serta membuat keputusan. Aplikasi tersebut adalah :
a) Decision Support Systems
Memberikan dukungan informasi interaktida untuk manajer dan profesuinal bisnis selama proses
pengambilan keputusan.
Metode yang digunakan dalam DSS adalah :
– Analytical models
– Specialized databases
– A decisions maker’s own insights and judments
– Interactive computer-based modeling
Penggunaan DSS mendukung semi structured business decisions.
b) Management Information Systems
Management Information Systems menghasilkan produk informasi yang mendukung
kebutuhan pengambilan keputusan setiap hari oleh manajer dan profesional bisnis.
Laporan yang ditetapkan sebelumnya menampilkan informasi dan tanggapan dari
informasi. Penggunaan MIS mendukung structured decisions.
c) Online Analytical Processing (OLAP)
Dengan menggunakan Online Analytical Processing (OLAP), dapat memungkinkan
para manajer dan analis untuk meneliti dan memanipulasi banyak data detail dan
penggabungan dari berbagai sudut pandang. OLAP dapat dilakukan secara interaktif
dan real time serta dengan respon yang cepat.
d) Geographis Information Systems
Geographic Information Systems merupakan DSS yang menggunakan geographic
databases untuk menyusun dan menampilkan peta dan tampilan gambar lainnya.
Penggunanaan GIS mendukung keputusan yang berpengaruh pada distribusi geografis
orang-orang dan sumber daya lainnya.
GIS lebih kita kenal dengan istilah GPS (Global Position Systems)
e) Data Visulizations Systems
Data visualiztions system merupakan DSS yang mewakili data komplek dengan
menggunakan bentuk grafis interaktif tiga dimensi seperti bagan, grafik, dan peta.
Peralatan DVS membantu pengguna untuk secara interaktif menyortir, membagi,
menggabungkan, dan mengatur data sementara itu dalam bentuk grafiknya
f) Executive Information Systems
Eksekutif Information Systems merupakan penggabungan dari fitur – fitur yang terdapat pada MIS dan DSS.
EIS menyediakan eksekutif yang paling tinggi secara langsung dan akses yang mudah untuk informasi.
Cukup populer, biasa digunakan oleh manajer, analis, dan tenaga ahli lainnya.
g) Enterprise Interface Portals
Enterprise Interface Portals merupkan integrasi dari MIS, DSS, EIS dan teknologi lainnya.
EIS memberikan pengguna intranet dan pengguna ekstranet tertentu untuk mengakses.
h) Data Mining
Data Mining adalah ekstraksi pola yang menarik dari data dalam jumlah besar.
Suatu pola dikatakan menarik apabila pola tersebut tidak sepele, implisit, tidak diketahui sebelumnya, dan berguna.
Pola yang disajikan haruslah mudah dipahami, berlaku untuk data yang akan diprediksi dengan derajat kepastian tertentu, berguna, dan baru.
Penggalian data memiliki beberapa nama alternatif, meskipun definisi eksaknya berbeda,
seperti KDD (knowledge discovery in database), analisis pola, arkeologi data, pemanenan informasi, dan intelegensia bisnis.
E) AKTIVITAS SISTEM INFORMASI
Aktivitas dari Sistem Informasi adalah meliputi hal hal berikut ini :
a) Input Sumber Daya Data
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan.
Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas.
Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar.
b) Pemrosesan Data Menjadi Informasi
Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran.
Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir.
Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.
c) Output Produk Informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output.
Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.
Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.
d) Penyimpanan Sumber Daya Data
Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian
e) Pengendalian Kinerja Sistem
Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem.
Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan.
Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan.
Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.
F) KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Suatu sistem informasi yang baik selayaknya memiliki komponen-komponen sistem informasi sebagai berikut :
a) Brainware : Merupakan otak dari suatu sistem informasi itu sendiri. Brainware yang dimaksud
adalah manusia itu sendiri (user) maupun suatu Artificial Intelligence (AI).
b) Hardware : Merupakan perangkat perangkat keras yang mendukung suatu sistem informasi,
contohnya PC, Router, Printer, Monitor dan lain lain.
c) Software : Merupakan semua program , software maupun prosedur yang membantu dalam
menjalankan suatu sistem informasi. Baik itu software untuk basis data, jaringan, dan lain lain.
d) Data : Merupakan suata fakta fakta mentah yang nantinya akan diproses guna menghasilkan
suatu informasi yang diinginkan
e) Network : Jaringan yang digunakan untuk saling menghubungkan atau mengirimkan data
dan informasi baik secara kabel ataupun wireless
f) Storage : Media penyimpanan untuk sebuah sistem informasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar